Objectifs:
Mettre en place un dispositif de délégation collaboratif entre le manager et ses collaborateurs
Matériel:
Post - it
Feutres
Animation :
Séquence 0:
Avant la réunion de concertation, les managers (ou le consultant) concerné) identifient les zones de responsabilités qui mériteraient d'être clarifiées. Le processus de clarification qui sera mis en place consistera à se réunir tous les deux mois jusqu'à ce que les décisions qui sont prises soient collectivement satisfaisantes.
Séquence 1: Début de la réunion
Mettre en place un dispositif de délégation collaboratif entre le manager et ses collaborateurs
Matériel:
Post - it
Feutres
Animation :
Séquence 0:
Avant la réunion de concertation, les managers (ou le consultant) concerné) identifient les zones de responsabilités qui mériteraient d'être clarifiées. Le processus de clarification qui sera mis en place consistera à se réunir tous les deux mois jusqu'à ce que les décisions qui sont prises soient collectivement satisfaisantes.
Séquence 1: Début de la réunion
Quand la réunion commence, l'animateur:
- Expliquez le contexte et les enjeux de la réunion (Pourquoi faisons-nous cela? Quel est le résultat attendu?)
- Remettez a chaque participant le jeu de cartes appelé "Délégation Poker" en expliquant les 7 niveaux de délégation possible (Voir note *)
- Faites valider les problématiques de délégation à clarifier . Elles doivent être claires et précises pour laisser peu de place à l'interprétation; sinon, vous aurez des discussions compliquées à gérer plus tard dans le processus.
- Assurez que les phrases définissant les niveaux de délégation soient bien comprises et si besoin réajustez avec l'aide du groupe
Le jeu "Délégation poker" comprend 7 cartes correspondant aux 7 niveaux de délégation définis par l'inventeur du jeu Jurgen Appolo. A chaque activité étudiée, les participants auront à choisir l'une d'entre elles pour exprimer leur point de vue en fonction du degré d'autonomie qu'il souhaite. Nous avons formulé le comportement souhaité par les acteurs selon la place qu'ils occupent dans la relation hiérarchique.
- Je leur donne mes instructions (Je veux que le manager me donner ces instructions)
- J'essaye de leur vendre ma décision (J'aurais besoin que e manager me donne des conseils pour réussir ce qu'il envisage de me déléguer)
- Je vais les consulter et je décide (J'aimerai que le manager me consulte avant de prendre sa décision)
- Nous nous mettons d'accord (Je souhaiterai qu'on se mettre d'accord)
- Je conseille mais ce sont eux qui décident (Nous aimerions qu'il nous conseille mais c'est nous qui décideront)
- Je m'informe de leur décision (Nous prenons la décision et ensuite nous informons le manager)
- Je délègue complètement (Nous prenons la décision et en assumons la responsabilité)
Séquence 2
- Le manager commence en présentant les activités qu'il souhaite déléguer. Le groupe donne son point de vue sur la pertinence de ce choix en indiquant les délégations qu'il est prêt collectivement à assumer et celles qui lui paraissent trop éloignées de sa responsabilité. Il peut également proposer certaines activités qu'il estime devoir être discutées.
- Puis pour chaque activité, chacun, à tour de rôle, donne son point de vue en présentant la carte qui correspond au niveau de délégation qu'il estime opportun. Seuls les points de vue extrême (dans les deux sens) sont alors autorisés à s'exprimer.
- Le groupe et le manager prennent une décision concernant le niveau de délégation qui sera mis en oeuvre en le consignant dans un tableau de synthèse. Rappelez que les résultats de l'atelier sont une expérience, c'est-à-dire "Nous allons tester ces niveaux de délégation pour les deux prochains mois et les ajuster si nécessaire."
- A la fin de la réunion les décisions prises sont enregistrées dans le fichier Excel ci joint. Elles seront revisitées dans deux mois.
Il est même possible de jouer à distance avec un site internet dédié
delegationPokerTemplate.xlsx
Management30-Delegation-Poker-French.pdf