🔎 Introduction – Les groupes Kafka
Dans de nombreux pays d’Europe du Nord, des dispositifs appelés « Groupes Kafka » ont été mis en place dans les administrations publiques et les entreprises. Leur objectif ? Identifier et éliminer les procédures absurdes, complexes ou inutilement bureaucratiques qui entravent l’efficacité et le bon sens. Inspirés de l’univers de Franz Kafka, ces groupes s’appuient sur les retours concrets des agents de terrain pour faire remonter les absurdités systémiques et proposer des améliorations pragmatiques.
L’atelier que vous allez animer reprend cette philosophie, en y intégrant les outils du design thinking pour stimuler la créativité, la coopération, et l’expérimentation rapide. Il s’adresse à des collectifs souhaitant simplifier leurs façons de faire, au service d’une meilleure fluidité collective.
🎯 Objectifs pédagogiques
- Identifier les irritants et les lenteurs dans un processus de travail réel
- Mobiliser l’intelligence collective pour proposer des simplifications concrètes
- Expérimenter les principes du design thinking appliqués à la simplification
- Développer une posture d’écoute, d’analyse systémique et d’expérimentation rapide
👥 Public visé
Managers, responsables d’équipe, agents en back-office, services techniques, RH, logistique, IT, etc.
⏱️ Durée
½ journée à 1 journée
📜 Déroulé de l’atelier
1. Icebreaker – Le parcours inutile (30 min)
🎯 Objectif : Rendre visible l’absurde et briser la glace
🛠️ Activité : Chaque participant illustre un processus vécu inutile ou kafkaïen
2. Cartographie du processus (45 min)
🎯 Objectif : Comprendre le chemin réel
🛠️ Outil : QQOQCCP + logigramme collaboratif
3. Identification des irritants (45 min)
🎯 Objectif : Mettre en évidence les lenteurs, doublons, confusions
🛠️ Méthode : Codage par post-its de couleur : rouge (perte), orange (complexité), vert (utile)
4. Idéation – Moins mais mieux (60 min)
🎯 Objectif : Proposer des améliorations simples et concrètes
🛠️ Technique : Brainstorming guidé : supprimer / simplifier / automatiser
5. Prototypage d’un nouveau process (60 min)
🎯 Objectif : Visualiser le process simplifié
🛠️ Outil : Schéma, matrice de rôles, points de contrôle
6. Engagement terrain (30 min)
🎯 Objectif : Planifier l’expérimentation rapide
🛠️ Livrable : Feuille de route avec responsables, échéances et indicateurs
🧠 Posture du facilitateur
- Ne pas chercher la perfection mais l’utilité immédiate
- Favoriser le partage d’expérience terrain
- Valoriser les savoirs d’usage plus que les normes formelles
- Encourager les expérimentations simples (quick wins)
🧰 Outils proposés
- Template Klaxoon : carte QQOQCCP, parcours client interne, post-it couleurs
- Fiches processus : avant / après
- Grille « 3 leviers de simplification » : Supprimer / Simplifier / Automatiser
📎 Livrables attendus
- 1 processus cartographié 'avant' et 'après'
- 3 à 5 idées de simplification sélectionnées et testables
- Une feuille d’engagement d’équipe
- Une photo ou scan du logigramme redessiné