📍 Contexte
La ville d’Aarhus, deuxième plus grande municipalité du Danemark, a lancé en 2015 un programme municipal de simplification administrative basé sur les retours terrain des employés. Baptisé ironiquement « Groupe Kafka », ce programme visait à éliminer les procédures absurdes ou déconnectées de la réalité vécue par les agents et les citoyens.
🎯 Objectifs du Groupe Kafka
- Réduire la charge administrative inutile
- Supprimer les procédures redondantes ou absurdes
- Réintroduire du bon sens et du jugement humain dans la relation aux usagers
- Renforcer l’autonomie des équipes de terrain
🧠 Méthodologie
1. Appel à témoignages internes
→ Plateforme de signalement ouverte à tous les agents
→ 1200 signalements reçus en 3 mois
2. Tri et priorisation par un comité mixte
→ Agents de terrain, responsables hiérarchiques, citoyens tirés au sort
→ Critères : impact, simplicité, coût
3. Ateliers collaboratifs de simplification
→ Méthodes de design thinking
→ Agents, hiérarchie, parfois usagers
4. Expérimentation rapide dans un service pilote (30 jours)
5. Évaluation collective et généralisation si succès
🧪 Exemple concret : Suppression de la double signature dans les écoles
Problème : Obligation pour les directeurs d’école de signer deux fois les commandes de matériel pédagogique (papier + numérique), entraînant des retards et pertes de temps significatives.
Solution proposée : Suppression du support papier, une seule validation numérique avec archivage automatique.
Résultat :
- 300 heures gagnées par an
- Aucun abus ou dysfonctionnement
- Satisfaction renforcée des directeurs
📊 Bilan global après 2 ans
- 87 procédures supprimées ou simplifiées
- 15 000 heures de travail administratif économisées
- Climat de confiance renforcé dans les services
- Implication accrue des agents dans l'amélioration continue
📌 Leçons à retenir
- L’humour (Kafka) peut être un levier puissant de transformation
- Les meilleures idées viennent souvent du terrain
- Un cadre simple + droit à l’essai-erreur = moteur d’innovation publique
- Simplifier, ce n’est pas renoncer à la rigueur : c’est restaurer le sens